Es de conocimiento general que los empleadores están en la obligación de retener mensualmente a cuenta del IR anual de rentas del trabajo que corresponda pagar a los trabajadores, y para dicho efecto la ley de concertación tributaria (en adelante «LCT») y su reglamento, establecen las reglas que rigen dicho proceso. No obstante, es sorprendente la cantidad de situaciones que suelen experimentarse en la práctica a raíz de la aplicación de un método incorrecto de cálculo para la situación en concreto, errores de fórmulas o simples descuidos, los cuales conllevan a que el empleador al final del período fiscal haya retenido en exceso al trabajador.
La LCT establece que el empleador deberá entregar una constancia de retención a los trabajadores dentro de los cuarenta y cinco (45) días de finalizado el período fiscal, en la que detalle el total de rentas del trabajo pagadas, menos las deducciones de ley autorizadas por la administración tributaria y el IR retenido, situación que muy poco se da en la práctica, y que permitiría tanto al trabajador como al empleador conciliar las retenciones de las rentas del trabajo efectuadas. De igual forma, la LCT establece la obligación del empleador de liquidar y declarar el IR anual de las rentas del trabajo dentro del período antes indicado; sin embargo, en la práctica no existe tal declaración y las retenciones de las rentas del trabajo se van declarando y pagando mes a mes.
Debido a lo anterior, es importante conocer lo que se debe hacer en situaciones de retenciones en exceso, y los derechos y obligaciones tanto de empleador como del trabajador. Lo primero a destacar es que ante una situación de retenciones en exceso, la LCT y su reglamento regulan procedimientos distintos para el caso de un trabajador que laboró el período completo y para un trabajador que laboró período incompleto, por lo que tal circunstancia es lo primero a identificar.
En el caso de un trabajador que laboró período completo, el proceso es bastante más sencillo, y el empleador está en la obligación de devolver el excedente que en concepto de retenciones hubiese efectuado al trabajador, lo que permite al trabajador acceder al flujo retenido en exceso de manera ágil y rápida y sin mayores trámites. Por su parte, el empleador luego de haber efectuado la devolución de las sumas retenidas en exceso, tiene derecho a reclamar un crédito compensatorio aplicable al pago de los meses subsiguientes, para lo cual el reglamento de la LCT establece que deberá adjuntar el detalle y liquidación de las devoluciones efectuadas. En la práctica, se dan situaciones que aunque el reconocimiento de este crédito compensatorio debería aplicarse de forma automática, el formato de declaración de retenciones en la fuente y sus anexos, no permite el reconocimiento de dicho crédito compensatorio, obligando al empleador a hacer gestiones administrativas para el reconocimiento del mismo.
Por otro lado, para el caso de trabajadores que no hayan laborado período completo, el procedimiento es más engorroso y en la práctica muy poco se lleva a cabo por parte de los trabajadores que se encuentran en tal situación. La LCT y su reglamento establece que los trabajadores que hayan laborado período incompleto que pretendan hacer uso del derecho de devolución de saldos a favor, deberán presentar declaración del IR anual del período fiscal dentro del plazo de noventa (90) días despúes de haber finalizado el período fiscal, la cual deberá efectuarse en cualquiera de las administraciones de rentas ubicadas en el departamento del domicilio del trabajador. El saldo a favor derivado de las retenciones efectuadas en exceso será validado por la administración tributaria, quien le entregará al trabajador una constancia de crédito por saldo a favor de renta del trabajo para que el trabajador la presente al empleador a fin de compensar las futuras retenciones del período fiscal en que se emita, hasta agotar el saldo. En caso que el trabajador cambie de empleo y tuviere un saldo de retenciones a su favor, el empleador se lo compensará o se lo reembolsará en la liquidación final; teniendo el derecho el empleador, como en el caso de trabajadores que laboraron el período completo, de acreditarse el monto compensado o reembolsado contra las declaraciones y pagos de retenciones futuras.
Como indiqué al inicio de este artículo, estas situaciones son más cómunes de lo que creemos, por lo que es una sana práctica auditar el procedimiento de retenciones de las rentas del trabajo cada cierto tiempo, y siempre de previo al cierre del período fiscal para constatar la existencia de errores que puedan ser mitigados en tiempo y forma. De igual manera, es importante destacar que la autoridad tributaria debe proporcionar las herramientas necesarias y agilizar los procesos establecidos en la LCT y su reglamento, de manera que se cumplan las disposiciones contenidas en tales cuerpos normativos, y se garantice el derecho tanto de los trabajadores como de los empleadores de poder compensar o devolver retenciones pagadas en exceso.
Perspectiva fiscal 